業務効率アップの秘訣は、情報の伝達性!告知管理システムで


スタッフ間の情報共有、ノウハウ、知識、ニュースの共有化を徹底

ニュース管理、告知管理システム開発会社から通達される情報が浸透しないケースは非常に多いですよね。X日までにサーバが止まりますといっていても、社内サーバからバックアップを取らず、あとで大騒ぎをする人などは、情報システム部の方からすると迷惑ですよね・・限られた時間の中で、情報を整理して、告知して、その実現を促していかないと、現代のスピード競争には勝てません。

仕事の成果は、限られた時間の中で、最大限のアウトプットを目指すものです。意識としては、ビジネス上当たり前のことですが、業務効率化があってこそ、こちらは実現できます。業務効率化のコンサルティングなどの委託を受けて、コンサルティングをしていますと、多くの場合、業務効率化のキーとなるケースで、スタッフ間の情報共有が徹底されていないことがあります。

極端な例ですが、朝礼の時間が変更になっていても、それを知らないスタッフがいたりするケースすら存在します。朝礼とて、MTGの1つですし、企業としては、情報共有の場として、大事な時間です。

このような伝達漏れや、そもそものビジネスの理解、知識、そういった部分での情報共有が徹底されていないことが、業務効率の妨げになっているケースをよく見かけます。そこで、クロトが提供しているソリューションとしては、告知管理システムです。管理者から、告知情報をメールなどで配信し、それに対して、レスポンスを、各スタッフごとでとるような仕組みです。管理者は回答をしているスタッフの情報を管理画面からcsvファイルなどで取得することが可能です。メールアドレスなどで紐づければ、誰が返事をしていないかがわかるので、きちんとした情報伝達がされるようになります。

返信がないスタッフについては、制度上、何らかのペナルティを課すしかないですが、実際、情報伝達の部分でしっかりとした対応がされるようになるので、業務効率は上がってきます。もちろん、スタッフ側の画面はスマートフォン対応のため、外からでも回答は可能になります。そのため、外出の多い営業スタッフを多くかかえている会社さんでも、その効果は発揮できます。

また、このツールの使い方は、別途の使い方もできます。FC店舗を管理されている場合であれば、FC店舗さまへの連絡にも利用は可能です。また、社員間、スタッフ間でのノウハウや知識の共有にも使えます。社員研修などのチェック・テストツール代わりにも利用は可能です。

また、地震など、災害時のスタッフの安否確認として導入することも可能です。10年に1度といわれる大きい地震。そういった災害対策も、企業としては展開していかないといけない時代です。テレワークなどの導入により、会社にいないスタッフの状況などを把握できることはメリットの1つですね。もちろん、安否確認にのみ活用する場合は、開発コストを下げて、対応ができるように、設計・開発をさせていただきますので、ご安心ください。

こういった告知管理システムの場合、情報セキュリティが重要とされるケースがあります。クラウドツールの場合、自社のシステムではないので、こういった情報セキュリティ管理が難しいときがあります。そのため、クロトでは、御社用の告知管理システムを構築することで、告知される情報を御社専用のシステムの中で蓄積、管理できるように進めさせていただいております。ただ、サーバなどのインフラについては、災害時の対応などもスムーズなAWSなどの外部の巨大組織のインフラを活用した方がよいと考えておりますので、クラウドサーバの利用をおすすめしております。

業務効率をするのに、大きなシステムを導入していくのも大切ですが、コスト管理も大切です。クロトの告知管理システムは、そういった面でもグループウェア程度の価格感で導入&運用も可能です。働き方改革が叫ばれる中、新しい法律も日々施行されています。法令の遵守などを、スタッフに徹底してもらうにも、こういったツールは非常に効果的です。ちなみに、多言語化も可能なので、外国人労働者の方への告知、動画研修にも活用が可能です。御社業務のメリットの多い告知管理システムについて、ぜひ、導入をご検討ください。


告知管理 システム 概要

【告知管理システムの開発フロー】
 1.ヒアリング
 2.条件確認&提示
 3.システムのご確認、サーバなどインフラのご確認
 4.プログラム開発、テスト
 5.導入、保守、運用、修正、拡張

【告知管理システムの他の活用方法】
・簡単なアンケート回答としての活用
・法律の改正などのナレッジマネジメントに
・チェックや診断コンテンツとしてのご利用
・地震など、緊急時の安否確認
など

【その他】
・SSLの設置、お問い合わせフォームの実装、多言語対応など、
軽いシステム、CGIなどもお気軽にご相談ください。


告知管理 システム よくある質問

スタッフへの告知、代理店、取引先へのレポート、スタッフの安否確認など、告知 管理 システム 開発 で よくある質問 をまとめました。

メール以外でも、告知情報を受け取ることは可能ですか?
原則、可能です。受け取り側のシステムによって、できるもの、できないものがございます。たとえば、SMS、SLACK、LINEなどでの告知・通知は可能です。
 
請求情報など、自社のシステムと連動して、クライアントなどにメールを送付することは可能ですか?
はい、可能です。御社のシステムとの連携は必要ですが、請求金額や明細などのデータがあれば、それをクライアントさまに告知するなどのシステムは開発可能です。自動化につながり、代理店が多い企業さま向けには、人気があります。
 
セキュリティ対策はどのように行っていますか?
基本的に、システム上、個人情報に関わるものは持たないような設計を行い、暗号化通信(SSL通信)を行うようにしております。当然、SQLインジェクションなど、webに関わる脆弱性対策も行っております。また、ELBやWAFの入ったインフラ、サーバのご利用を推奨しております。
 
告知情報は、テキストだけでしょうか?
いえ、テキスト以外にも、画像や動画なども可能になります。ただ、動画については、容量が大きいため、あまり推奨していません。コストの増加や、通知が届かないなどにも影響するためです。
 
インフラ、サーバについてもご提案いただくことは可能でしょうか?
はい。可能です。amazon クラウド などのご利用と、あわせて、waf などの導入をおすすめしています。
 
ドメインは指定がありますか?
ドメインの指定はございませんが、サブドメインなどの利用は不可としております。サブドメインで設定すると、場合によっては、受信者のメールサーバなどに弾かれてしまう可能性(メールが届かない)が出てきてしまうからです。お名前comなどのサービスで、新規にドメインを取得していただき、運用することをお願いしております。
 

 


告知管理 システム 開発 実績

告知管理システム開発実績・人材紹介会社 社員研修の診断ツール
・メディア 新機能、新しいニュースの告知
・コンテンツ販売代理店 代理店への告知管理
・メーカー 代理店へのレポート配信
・広告代理店 請求明細 告知
・不動産 仲介会社への物件紹介
・広告代理店 社内情報の伝達、告知管理
など